Une assistante planifie les rendez-vous, gère les contacts, réserve trains, hôtels, restaurants, écrit, trie et organise les courriers électroniques et papier. Elle prépare les réunions et y assiste , en rédige les comptes rendus, fait des photocopies, passe des commandes… un grand lot de tâches administratives lui sont confiées.

Problématiques rencontrées concernant la gestion des documents papier:

Débordée par une quantité astronomique de papier à trier, classer, puis retrouver, photocopier, envoyer, présenter, ranger à nouveau, une assistante perd en moyenne, 45 minutes par jour à manipuler des courriers, contrats signés, devis, factures, notes de frais, bons de commandes, ....

Description de la Solution Open Bee:

• Numérisation et classement dynamique des documents papier directement depuis l’écran tactile du Multifonction
• Recherche rapide (quelques secondes) des documents en fonction du type (courrier, devis, contrat, …) ou par mots clefs contenu dans le document grâce à la technologie OCR
• Transmission des documents simplifiée par email
• Conversion automatique de documents papiers au format Word
• Partage des documents entre tous les services, via le navigateur internet
• Gestion de la confidentialité de l’information

• Gain de productivité

Avec Open Bee™ Scan, les tâches administratives répétitives (rangement/recherche des documents dans les classeurs et armoires, retaper des documents sous word, …) sont désormais réalisées informatiquement et plus rapidement.

• Une organisation du travail améliorée

Avec Open Bee™ Scan, il n’est plus nécessaire de se lever pour aller chercher les dossiers ou d’aller photocopier un document pour le transmettre à un collègue. Toutes ces tâches peuvent désormais s’effectuer directement depuis le poste de travail informatique.