Les documents constituant une commande (devis, commande, facture, bon de livraison) ou plus généralement un dossier client nécessitent d’être archivés sur le long terme, d’être consultables à tout moment et partageables le plus souvent entre des personnes géographiquement dispersées.

Une des responsabilités du service Administration des Ventes (A.D.V) est justement de procéder à la mise en œuvre d’une solution répondant à l’ensemble de ces attentes.

Problématiques rencontrées concernant la gestion des documents papier:

La gestion des documents papier (contrats, justificatifs, bons de livraisons, annexes diverses, …) et bureautiques (devis, etc.) liés au suivi du dossier client est une problématique forte qui concerne à la fois les agences commerciales, les centres de gestion et le siège social.

Elle se manifeste à plusieurs niveaux :

• Forte production d’impressions, de photocopies inutiles sur les points de vente et centres de gestion
• Trop de temps consacré aux tâches administratives (photocopies, classement manuel, recherche)
• Impossibilité de retrouver et de vérifier rapidement des informations en cas de besoin, notamment lorsque le client est en ligne
• Impossibilité de partager de manière sécurisée, des informations clients entre plusieurs sites (agences, siège, centres de gestion, …)
• Perte d’informations en cas de départ d’un salarié

Description de la Solution Open Bee:

• Numérisation et classement dynamique des documents composant le dossier client directement depuis l’écran tactile du Multifonction
• Archivage des documents Word, Excel, Email directement depuis l’application Microsoft
• Centralisation et classement dynamique de l’ensemble des pièces (papiers, bureautiques) en un seul point : le dossier client situé dans la gestion électronique de documents
• Consultation directe : les documents sont accessibles à tous les services, à tout moment, avec de multiples possibilités de recherche, et ce, sans avoir à manipuler les documents, dossiers et classeurs
• Suivi dans le temps du circuit de validation des commandes
• Transmission des documents simplifiée par email
• Mise en ligne d’une bibliothèque de modèles (devis, bon de commandes, …)
• Alertes par email envoyées à toute la force de vente en cas de modification d’une liste de prix ou d’un catalogue produit
• Gestion de la confidentialité de l’information

• Rationalisation de l’ensemble du processus de traitement du dossier client
• Mise en œuvre d’une arborescence structurée et commune pour chaque dossier client
• Diminution du temps passé à rechercher de l’information telle que contrats, devis et autres documents commerciaux (consultation en temps réel !)
• Accélération du processus de traitement des commandes
• Réduction du risque d’erreur quant à la communication d’informations obsolètes (prix, catalogue produits, etc.)
• Gain de place aux archives : plus besoin d’archiver les documents papier