La fonction comptable a beaucoup évoluée. Elle s’ouvre de plus en plus sur les échanges avec le système d’information de l’entreprise et de ses partenaires, ainsi, intègre-t-elle désormais la gestion des flux d’informations.

Un exemple flagrant en est le traitement automatisé des Bons à Payer pour les factures d’achat (ou factures fournisseurs).

Problématiques rencontrées concernant la gestion des documents papier:

A ce jour une grande partie du temps des services comptables est consacrée au traitement des factures fournisseurs :

• Répartition, photocopies, classement, …
• Envoi aux responsables de services pour accord (rapprochement de la facture avec un devis), relances de ces responsables
• Validation de la facture
• Recherche lors de contestations ou lors d'audits
• Processus collaboratif entre fournisseurs et clients sur le traitement des factures et des litiges potentiels
• Capacité à traiter à la fois les flux électroniques et papiers

Ces processus sont d’autant plus alourdis quand l'entreprise est décentralisée sur plusieurs sites et quand les volumes augmentent.

Description de la Solution Open Bee:

• Numérisation et classement dynamique des documents comptables (factures) directement depuis l’écran tactile du Multifonction
• Classement dynamique dans le dossier fournisseur de la gestion électronique de documents
• Notification automatique par email aux responsables de service pour approbation des factures
• Consultation directe: les factures sont accessibles à tous les services à tout moment, avec de multiples possibilités de recherche sans avoir à manipuler les documents, dossiers et classeurs
• Suivi dans le temps du circuit de validation des factures
• Transmission des documents simplifiée par email
• Gestion de la confidentialité de l’information

• Rationalisation de l’ensemble du processus de traitement des factures
• Diminution du temps passé à régler les litiges
• Accélération du processus d’approbation des factures
• Accélération des recherches de documents papier tels que contrats, factures et autres documents commerciaux
• Gain de temps pour les auditeurs ou autres intervenants externes souhaitant accéder aux documents : les factures sont accessibles (fichier PDF) via un portail web
• Gain de place aux archives : plus besoin d’archiver les documents papier